Hệ thống quản lý tích hợp (IMS) theo hướng dẫn của IAEA

Hệ thống quản lý bao gồm 4 nội dung chính như sau:

1. Phân định rõ ràng trách nhiệm quản lý (bao gồm cam kết của lãnh đạo cao nhất);

2. Quản lý các nguồn lực hiệu quả;

3. Áp dụng các quy trình;

4. Thực hiện đo lường, đánh giá và củng cố hệ thống quản lý.

Thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008

Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đã góp phần đưa các hoạt động quản lý nhà nước theo chức năng của Cục ATBXHN đi vào nề nếp, công việc được xử lý nhanh gọn hơn, hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước được nâng cao một bước. Nhờ áp dụng các quy trình tác nghiệp, một số đơn vị như Phòng Cấp phép, Văn phòng Cục,… – mặc dù nhân lực hạn chế về số lượng, khối lượng công việc ngày càng tăng – đã có nhiều tiến bộ trong việc xử lý công việc đúng tiến độ, hạn chế tối đa sai sót, cải thiện sự hài lòng của tổ chức, công dân khi thực hiện thủ tục hành chính.

Tuy nhiên, việc thực hiện QMS tại Cục ATBXHN còn một số hạn chế. Mặc dù tất cả các tài liệu được phát hành đến từng đơn vị, nhưng việc tuyên truyền, phổ biến, quán triệt đến từng cán bộ, nhân viên chưa được thực hiện thường xuyên, rộng khắp. Nhiều khi do sự cấp bách của nhiệm vụ đột xuất nên các quy trình được thực hiện tắt, tiềm ẩn nguy cơ sai sót. Trái lại, nhiều khi do “người ít việc nhiều” hoặc “người đi vắng không ai thay”… nên tiến độ xử lý các bước của quy trình tác nghiệp không bảo đảm, còn chậm trễ. Mặt khác, điều kiện khó khăn về cơ sở vật chất (phòng làm việc chật chội, không đủ tủ/giá để tài liệu, máy tính/ máy in trục trặc hỏng hóc,…) đã ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành của QMS của Cục ATBXHN.

Đề xuất thực hiện QMS và IMS tại Cục ATBXHN

Để bảo đảm nâng cao hiệu quả hoạt động của Cục ATBXHN, tuân thủ các quy định của Chính phủ, Bộ KH&CN và đáp ứng các yêu cầu của IAEA, cần thiết xây dựng và áp dụng IMS, trong đó đã tích hợp QMS mà vẫn bảo đảm mục tiêu của QMS là chất lượng và sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm đầu ra chính là các quyết định quản lý không tách rời mục tiêu số một là an toàn (safety first). Nên gọi chung là Hệ thống quản lý (MS) của Cục ATBXHN.

Khó khăn và thuận lợi khi áp dụng hệ thống quản lý (MS)

a) Thuận lợi

- Các cấp lãnh đạo đã nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng MS trong hoạt động QLNN.

 - Yêu cầu của Chính phủ về việc áp dụng QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại các cơ quan QLNN, đặc biệt đối với các thủ tục hành chính được công bố.

- Sự khuyến cáo mạnh mẽ và thiện chí sẵn sàng giúp đỡ của quốc tế (IAEA, EU) trong việc áp dụng MS tại Cục ATBXHN nói riêng và hệ thống QLNN về ATBXHN nói chung để nâng cao chất lượng hoạt động QLNN, nâng cao văn hóa an toàn hạt nhân.

 b) Khó khăn

Tuy nhiên bên cạnh thuận lợi; hiện nay việc xây dựng MS đang gặp phải không ít những khó khăn, có thể kể ra như sau:

- Mới chỉ có quy định pháp luật về QMS, còn thiếu cơ sở pháp luật về IMS.

 - Hiểu biết và nhận thức của cán bộ, nhân viên về MS (QMS và IMS) nhìn chung còn thiếu hoặc yếu; do đa số là cán bộ trẻ nên kinh nghiệm QLNN còn thiếu, còn hạn chế về kiến thức QLNN và kỹ năng, nghiệp vụ hành chính.

 - Thiếu cán bộ chuyên trách về hệ thống quản lý được đào tạo bài bản.

 - Kinh phí cho việc xây dựng MS (bao gồm đào tạo nhân lực) khó thu xếp.

- Cơ sở hạ tầng cho việc xây dựng MS còn yếu kém (phòng ốc chật chội, phương tiện làm việc thiếu thốn, hạ tầng thông tin lạc hậu).

 - Có thể gặp phải một số trở ngại từ thói quen làm việc cũ. Mặc dù nhiều khó khăn như vậy, nhưng cơ quan QLNN về ATBX&HN không thể không áp dụng MS để nâng cao chất lượng hoạt động của mình và hình thành nên văn hóa an toàn cho tổ chức. Cần phải xây dựng một lộ trình từng bước áp dụng.

Đề xuất kế hoạch

Đề xuất các bước để áp dụng IMS cho Cục ATBXHN.

Bước 1. Thành lập Tổ công tác về Hệ thống quản lý, tập hợp và nghiên cứu các tài liệu cần thiết

Bước 2. Tuyên bố chính sách của Cục trưởng

Bước 3. Xây dựng văn hóa an toàn cho cơ quan

Bước 4. Xây dựng các quy trình cần thiết

Bước 5. Quản lý quy trình

b) Các hoạt động, sản phẩm cụ thể

- Thực hiện các bước như ở điểm a trên đây;

 - Tài liệu “Hướng dẫn Hệ thống quản lý” (Management System Manual) sử dụng trong Cục ATBXHN (Mặc dù sản phẩm này không còn bắt buộc, nhưng cần thiết);

- Sứ mệnh, chính sách quản lý và cam kết của các cấp lãnh đạo và quản lý được xây dựng và ban hành;

 - Các quy trình được xây dựng, ban hành, áp dụng và thường xuyên được rà soát, chỉnh sửa, cập nhật;

 - Phổ biến các nội dung trênđến tất cả các cấp lãnh đạo, nhân viên của Cục ATBXHN;

- Bộ tiêu chí, hướng dẫn tự đánh giá MS,văn hóa an toàn được ban hành.

Việc áp dụng MS thực sự sẽ mang lại hiệu lực và hiệu quả cho công tác quản lý. Tuy nhiên, vì tích hợp nhiều mục tiêu, yêu cầu (trong đó an toàn là mục tiêu cao nhất) nên nội dung sẽ có tính phức tạp và trừu tượng. Hiện nay số nước áp dụng IMS không nhiều, trong đó đa số là các nước có công nghiệp hạt nhân. Do vậy, bên cạnh việc thí điểm thực hiện thận trọng từng bước của việc áp dụng hệ thống, cần phải luôn luôn nghiên cứu tiếp thu cập nhật các quan điểm, yêu cầu, hướng dẫn mới của IAEA cũng như các kinh nghiệm thực hành tốt của các nước tiên tiến.